INTEGRITETSPOLICY
1. Inledning
1.1. I denna Integritetspolicy finns information om hur One4Tech AB (Org. nr.: 559243–7999) (”One4Tech”) hanterar och behandlar personuppgifter samt information om de registrerades rättigheter.
1.2. Denna Integritetspolicy har skapats för att säkerställa att One4Tech hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation – ”GDPR”) (enligt principen om ansvarsskyldighet). Integritetspolicyn omfattar all behandling av personuppgifter, i både strukturerad och ostrukturerad data.
1.3. One4Tech AB är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av One4Tech eller för One4Techs räkning och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med denna Integritetspolicy och GDPR (enligt principen om ansvarsskyldighet).
1.4. Genom att kontakta One4Tech eller ingå avtal med One4Tech avseende de tjänster eller produkter som One4Tech vid var tid erbjuder, kan personuppgifter komma att bli behandlade enligt bestämmelserna i denna Integritetspolicy och GDPR.
1.5. One4Tech uppdaterar denna Integritetspolicy vid behov och genomgår innehållet minst en (1) gång per år för att säkerställa att informationen är uppdaterad samt i enlighet med behandlingen av personuppgifterna. Den senaste versionen av policyn finns alltid tillgänglig på One4Techs webbplats: www.One4Tech.se/integritetspolicy.
2. Definitioner
2.1. Personuppgift: Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Exempel på vanliga personuppgifter är: namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress.
2.2. Personuppgiftsbehandling: En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter. Exempelvis insamling, registrering, lagring, strukturering m.fl.
2.3. Registrerad: Den fysiska person som, direkt eller indirekt, kan identifieras genom personuppgifterna
2.4. Webbplatsen: www.one4tech.se.
3. Rättslig grund för behandling av personuppgifter
3.1. Enligt GDPR krävs så kallad rättslig grund, för att behandling av personuppgifter ska vara laglig. One4Tech grundar behandlingen av personuppgifter på främst fyra rättsliga grunder: Avtal, Rättslig förpliktelse, Samtycke och Intresseavvägning.
3.2. Avtal: Detta är den rättsliga grund som One4Tech främst grundar behandlingen av personuppgifterna på. One4Tech har genom denna rättsliga grund rätt att behandla personuppgifter för att kunna fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser. I de avtal som ingås mellan One4Tech och kunder, förekommer i vissa fall namn och e-postadress till avtalsparternas kontaktpersoner. Syftet med behandlingen av personuppgifter tillhörande avtalsparternas kontaktpersoner, är att fullgöra avtalsenliga förpliktelser och möjliggöra kontakt mellan avtalsparterna i ärenden hänförliga till avtalet.
3.3. Rättslig förpliktelse: Personuppgifter kan behandlas när One4Tech har en rättslig förpliktelse att behandla uppgifterna. Exempelvis kan One4Tech ha en rättslig förpliktelse enligt Bokföringslagen (1999:1078) att behandla och lagra personuppgifter i enlighet med lagen. När One4Tech behandlar personuppgifter med stöd i denna rättsliga grund, behandlas enbart nödvändiga personuppgifter för att One4Tech ska uppfylla sina rättsliga förpliktelser (enligt principen om uppgiftsminimering). Bokföringsunderlag som innehåller personuppgifter, blir lagrade så länge som lagstiftningen kräver det.
3.4. Samtycke: Den registrerade kan lämna ett frivilligt och aktivt samtycke till behandlingen av dennes personuppgifter för vissa specifikt angivna syften, och då kan One4Tech behandla personuppgifterna med stöd i denna rättsliga grund. Exempelvis kan samtycke bli lämnat till One4Tech genom att den registrerade aktivt kryssar i en ruta för att godkänna behandlingen av personuppgifterna i samband med att One4Tech blir kontaktad genom kontaktformuläret som finns på Webbplatsen. Den registrerade har rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke, och då ska behandlingen upphöra i den mån personuppgifterna inte är nödvändiga att behandla.
3.5. Intresseavvägning: One4Tech kan behandla personuppgifter för att marknadsföra One4Techs tjänster/produkter, förhindra bedrägeri och skydda sina rättigheter och sin egendom, med stöd i den rättsliga grunden ”Intresseavvägning”. Exempelvis kan direktmarknadsföring ske genom Intresseavvägning, om One4Tech använder e-postadresser som framkommer på exempelvis fakturor eller i orderbekräftelser, för att marknadsföra sina tjänster/produkter. One4Tech behandlar dock aldrig känsliga personuppgifter med stöd i Intresseavvägning som rättslig grund. Den registrerade har rätt att när som helst motsätta sig direktmarknadsföring och då ska behandlingen av dennes personuppgifter för det syftet upphöra.
4. Vilka personuppgifter One4tech behandlar
4.1. Enligt principen om ändamålsbegränsning och uppgiftsminimering, strävar One4tech efter att enbart behandla personuppgifter som är nödvändiga, adekvata och relevanta för varje enskilt ändamål. Om One4tech vill registrera fler personuppgifter än nödvändigt, ska One4Tech fråga den registrerade om dennes godkännande till sådan behandling.
4.2. One4tech behandlar främst följande personuppgifter: namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress samt sådana personuppgifter som tillhandahålls av kunder eller andra personer i kontakt med One4tech.
4.3. Vi kan även behandla följande information och personuppgifter genom användning av cookies och liknande teknologi på Webbplatsen:
- Teknisk data: Exempelvis besökarens IP-adress, unique device-ID, typ av webbläsare, språk och information om operativsystem samt statistik, lokaliseringsuppgifter och användarinformation som tillhandahålls via tredjepartstjänster, såsom Google Analytics samt Google Search Console.
5. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna
5.1. Enligt GDPR och principen om ändamålsbegränsning får personuppgiftsansvariga enbart samla in personuppgifter för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Personuppgifter behandlas av One4Tech främst i syfte att:
Fullfölja avtalsenliga förpliktelser (Rättslig grund: Avtal).
Tillhandahålla och leverera produkter (Rättslig grund: Avtal).
Möjliggöra kontakt med kontaktpersoner, kunder, leverantörer, samarbetspartners och övriga intressenter (Rättslig grund: Intresseavvägning med stöd i berättigat intresse).
Utföra direktmarknadsföring (Rättslig grund: Intresseavvägning med stöd i berättigat intresse).
Förbättra service (Rättslig grund: Intresseavvägning med stöd i berättigat intresse).
Ta fram statistik, utföra kund- och marknadsanalyser, följa upp interna rutiner och policys (Rättslig grund: Intresseavvägning med stöd i berättigat intresse).
Sköta nödvändiga administrativa ärenden och uppfylla rättsliga förpliktelser (Rättslig grund: Rättslig förpliktelse).
6. Hur One4Tech samlar in personuppgifter
6.1. One4Tech får tillgång till personuppgifter bland annat genom att:
Personuppgifter lämnas till One4Tech i samband med att One4Tech blir kontaktad via telefon, e-post eller kontaktformulär från Webbplatsen.
I samband med att avtal ingås samt genom att en registrerad eller personuppgiftsansvarig lämnar personuppgifter till One4Tech, för att One4Tech ska kunna utföra avtalsenliga förpliktelser.
Från offentliga register och webbplatser, exempelvis www.allabolag.se eller företagshemsidor.
One4Tech behandlar alla personuppgifter varsamt och delar inte personuppgifter med obehöriga.
7. Vart personuppgifterna blir lagrade
7.1. One4Tech strävar efter att lagra samtliga personuppgifter i Sverige och inom EU (enligt principen om integritet och konfidentialitet). Om personuppgifter blir lagrade i ett land utanför EU, ska One4Tech tillse att sådan lagringsplats åtar sig skyldighet att följa bestämmelserna i GDPR.
7.2. One4Techs utgångspunkt är att inte lämna ut personuppgifter till tredje man utan samtycke från den registrerade eller om det inte är nödvändigt för att One4Tech ska uppfylla sina rättsliga eller avtalsenliga förpliktelser.
8. Hur länge personuppgifterna blir lagrade
8.1. Enligt GDPR får personuppgifter inte lagras under längre tid än vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in för. Personuppgifter som inte längre får lagras, gallras (raderas) minst årligen (enligt principen om lagringsminimering). Uppföljning och utvärdering av One4Techs hantering av personuppgifter sker också minst årligen.
8.2. One4Tech sparar personuppgifter så länge de behövs och är nödvändiga, för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för. Uppgifterna kan sparas under en längre tid om det behövs för att One4Tech ska följa gällande lagstiftning samt för säkerhetskopiering, arkivering, revision eller för att på annat sätt behålla och förbättra One4Techs tjänster.
9. Vem personuppgifter kan bli delade till
9.1. One4Tech arbetar med underleverantörer som en del av leveransen av sina tjänster, exempelvis affärssystem, mailleverantör m.fl. Sådana underleverantörer agerar i rollen underbiträden och genom dessa kan vissa personuppgifter bli behandlade på uppdrag av One4Tech. Detta innebär att One4Tech kan lämna ut personuppgifter till ett anlitat underbiträde, för att fullgöra sina förpliktelser enligt avtal, gällande lagstiftning, krav från myndigheter, för att tillvarata One4Tech rättsliga intressen eller för att upptäcka och förebygga interna tekniska- eller säkerhetsproblem.
9.2. One4Tech kan dela personuppgifter till ett land utanför EU/EES, om någon av One4Tech underbiträden befinner sig där. One4Tech överför dock inga personuppgifter till ett land utanför EU/ESS, om inte överföringen uppfyller kraven enligt GDPR. One4Tech ska underrätta de registrerade innan ändringar av underbiträden sker som väsentligen påverkar de registrerade.
9.3. De registrerade har rätt att när som helst begära en fullständig översikt och mer detaljerad information om vilka underbiträden som är involverade i behandlingen av den registrerade personuppgifter för att möjliggöra leveransen av One4Techs tjänster.
9.4. One4Tech kan dela personuppgifter till relevanta myndigheter vid avtalsbrott, betalningsförsummelser eller om det i annat fall följer av myndighetsbeslut eller lagstiftning.
10. De registrerades rättigheter
10.1. De registrerade personerna har:
Rätt att få felaktiga personuppgifter rättade.
Rätt att få personuppgifter borttagna.
Rätt att begära att dataportabilitet.
Rätt att invända mot behandlingen av personuppgifterna.
Rätt att kräva att behandlingen av personuppgifterna begränsas.
Rätt till tillgång till sina personuppgifter (registerutdrag) samt rätt att få bekräftelse på och information om behandlingen av den registrerades personuppgifter.
Rätt till information om eventuellt dataintrång samt personuppgiftsincident som rör den registrerades personuppgifter.
Rätt att lämna klagomål till Datainspektionen.
10.2. Registrerade ska kontakta One4Tech vid önskemål om något av ovanstående. Vissa av rättigheterna gäller dock enbart i vissa situationer och under förutsättning att personuppgifterna inte är nödvändiga för One4Tech att behandla.
11. Säkerhetsåtgärder
11.1. One4Tech iakttar och tillämpar olika tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot intrång, missbruk, förlust, förstöring och andra förändringar som kan innebära en risk för integriteten (enligt principen om integritet och konfidentialitet). Exempelvis genomför One4Tech regelbundna lösenordsbyten av lösenordskyddade register och system som används inom verksamheten. Lösenordsbyten sker årligen samt vid behov. One4Tech beaktar även dataskyddsprinciperna enligt GDPR vid sin behandling av personuppgifter.
12. Personuppgiftsincidenter och klagomål
12.1. Ett dataintrång eller annan händelse, som innebär att kontrollen över behandlade personuppgifter går förlorad, innebär en personuppgiftsincident. Eventuella personuppgiftsincidenter ska utan dröjsmål bli rapporterade till One4Techs kontaktperson för personuppgiftsärenden. One4Tech dokumenterar sådana händelser internt och gör anmälan till Datainspektionen inom 72 timmar.
12.2. Om en registrerad har eventuella klagomål på One4Techs behandling av personuppgifter, kan anmälan göras till One4Techs kontaktperson för personuppgiftsärenden eller till Datainspektionen (namnbyte 2021-01-01: Integritetsskyddsmyndigheten) som är tillsynsmyndigheten i Sverige.
12.3. One4Techs kontaktperson för personuppgiftsärenden:
Namn: Ali Taleb